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公文处理制度

来源: 办公室发布时间: 2018-07-10责任编辑:admin


为使机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,依照《国家行政机关公文处理办法》《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》,结合我局实际,制定本制度。

一、公文处理原则

1、精简、准确原则。严格控制发文数量,可发可不发的公文坚决不发,能通过面商或电话解决的问题,一律不发文。公文要做到结构严谨,文字精炼,防止文件过长。要准确确定发文范围,杜绝乱发滥送,避免重复行文。

2、及时、高效原则。公文由局办公室统一收发、分办、传递、缮印、用印、整理、归档和销毁,公文处理要做到迅速、快捷,不得积压、拖延。

3、安全、保密原则。严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保公文运转安全。

二、发文种类及适用范围

1、市局发出的文件分为“中共荆州市长江河道管理局党委文件”“荆州市长江河道管理局文件”“荆州市长江防汛指挥部文件”“荆州市长江河道管理局会议纪要”以及冠以“荆州市长江河道管理局”衔头的函件。

2、“中共荆州市长江河道管理局党委文件”用于以局党委名义上报和下发的公文。

3、“荆州市长江河道管理局文件”用于以局名义上报的请示、报告、下发的重要事项、重大情况的通知、通报、批复等公文。

4、“荆州市长江防汛指挥部文件”用于以长江防汛指挥部及其办公室名义上报和下发的公文。

5、“荆江大堤综合整治工程建设管理办公室文件”、“湖北省洞庭湖区四河堤防整险加固工程建设管理办公室文件”分别用于以荆江大堤、荆南四河堤防建设管理办公室名义上报和下发的公文。

6、“荆州市长江河道管理局会议纪要”专门用于传达局专题会议情况和议定事项。

7、冠以“荆州市长江河道管理局”衔头的函件,一般用于以局名义向局属各单位发出的通知,以及重要情况的通报,计划、项目、资金安排的批复,同时,也可以用作平级或不相隶属部门、单位之间的公文往来。

8、以局名义与其它部门、单位联台行文的,根据需要办理。

三、发文程序

1、局机关公文制发的基本流程:承办科室拟稿---科室负责人审签---相关科室会签---局办公室核稿---分管局领导审核---局领导签发---办公室登记、编号---承办科室印制、封发---档案室归档。

2、文件稿签必须用符合存档要求的笔墨书写,文件正文必须打印成正规清样。

3、科室负责人负责文件内容的审核把关,并签注文件送审方向等具体意见。未经科室负责人审签的公文,视为无效公文,局办公室不予运转处理。

4、会签单位必须写明会签意见。需要会签而未经会签单位会签同意的文件,不得转入下道运转程序。

5、局办公室作为局机关公文处理的职能部门,主要负责对是否需要行文和行文文种、格式、文字进行审核把关。以局名义发出的文件,必须经过局办公室核稿把关后,才能进入下一个处理环节。

6、文件经局办公室核稿后,由承办科室负责人送请分管局领导审核再送局长签发,也可以由分管领导直接签发。

7、经局领导签发同意后,文件返回局办公室编号、登记,由承办科室缮印、装订、分发。如局领导不同意签发,返回承办科室重新处理。

四、文件签发

1、局发文件的签发,严格遵循局工作规则中的有关规定。

2、以局名义向长江委、省水利厅、市委、市政府等上级领导机关报送的请示、报告,必须由局主要领导签发,主要外出时可委托其他分管领导签发。

3、“荆州市长江防汛指挥部文件”由市防汛抗旱指挥部领导签发。

五、文印管理

1、公文由承办科室负责印制。

2、承办科室要严格按《国家行政机关公文格式》的规定印制文件,确保文印质量。

3、办公室负责对公文印制的格式进行把关。

4、公文运转必须由承办科室拟稿人或科室其他人员跟踪办理,不得由局外人员代为办理公文。

5、严格遵守保密纪律。凡属秘密、机密、绝密级公文,应由机要保密人员按规定保管、传阅、运转。不得违规擅自传阅、翻印、复制涉密公文。

六、收文管理

1、局机关实行收文统一管理。凡送达市局运转的各类公文,由局办公室统一组织签收、登记、分送、催办、立卷、归档、清理、销毁等工作。

2、局机关各科室自行收到或参加会议所带回的主送或抄送市局的公文,要及时送交局办公室,以便正常运转。

3、局机关其他科室不得擅自接收并传递、处理公文,搞“体外循环”。

七、公文运转

1、局办公室是局机关公文处理工作的责任主体,对局机关公文运转工作负总责。凡紧急公文由局办公室专人跟踪办理,紧急重要的公文,原则上要求当即办结,最迟三天内办结;一般公文,要求一周内办结。

2、各科室主要负责人是所在科室公文处理工作的责任人,对本科室的所有公文负责。凡经局领导签批承办的公文,各科室要按局办公室转送公文时明确的完成时间及时办理。对转交的督办件,要按照“交必办、办必果、果必报”的原则,认真对待,专人承办,确保事事有回音,件件有着落。

3、各科室均应明确本科室文书处理责任人员,以便与局办公室对口联系,协调运作。

八、加强公文业务培训

1、局办公室对各科室办理的公文定期或不定期地组织检查评比,总结交流,通报情况。

2、加强局办公室文秘人员、各科室文书处理责任人员培训,不断提高政治、业务素质,以更好地适应公文处理工作需要。

3、分期分批组织局机关公务员进行公文处理和办公自动化知识培训,提高公文办理水平。


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